Hasta ahora logramos dar un recorrido por los elementos claves dentro de la construcción del tan anhelado EAD, ahora vamos a conocer las condiciones que afectarán tanto el rendimiento del equipo como todos los demás componentes del sistema. Aquellas condiciones acompañarán al equipo en todos y cada uno de los estados, adicionalmente tendrán influencia directa sobre la confianza, la respuesta al cambio y la respuesta emocional.

Nuevamente el liderazgo es protagonista, ahora siendo el responsable en la formación, construcción, fortalecimiento y mantenimiento de estas condiciones. Es el liderazgo quien guiará las condiciones del sistema.

Les presentaré tres (3) categorías:

1. Iniciales:  Condiciones base sobre las cuales comienza la construcción del EAD.

2. Apoyo: Factores estructurales que soportan el fortalecimiento del EAD.  

3. Relación con el entorno: Elementos relacionales sobre el contexto en el cual se desarrolla el EAD.

Iniciales

Estas condiciones responden a dos preguntas.

• ¿tienes las personas indicadas en el equipo?
• ¿cuál es la cultura existente?

Jim Collins, en su libro Good to Great dice “Lleva las personas indicadas dentro del bus y las equivocadas fuera de este”,  con esto se enfatiza en la importancia de tener las personas indicadas, aquellas con el balance indicado entre actitud, competencia, integridad y capacidad de adaptación. Aquellas personas dignas de confianza, que se integren adecuadamente a los demás miembros y que a partir de sus diferencias logren llegar a un respetuoso y enfocado “caos” que posibilite el continuo aprendizaje en un ambiente de enriquecedores conflictos. Ahora te pregunto…, ¿crees que es tarea fácil encontrar las personas indicadas?, definitivamente no, esta no es tarea fácil. Y tiene bastante sentido que las compañías líderes se preocupen tanto en fortalecer sus procesos de reclutamiento y selección, también es muy común “al menos en el campo tecnológico” el surgimiento de numerosas firmas de reclutamiento especializado. Según mi experiencia te podría decir debes enfocarte en contratar personas afines con los valores y propósito (visión/misión) que quieres para tu equipo, esto será más relevante que las habilidades, conocimientos o certificaciones. Adicionalmente deberás aceptar que por más riguroso que sea tu proceso de selección no siempre vas acertar. También quiero invitarte a explorar otras alternativas, una de ellas es la autoselección, esta práctica consiste en permitirle al mismo equipo elegir sus propios miembros, sé que esto puede llegar a generar controversia “es mi intención hacerlo :)”. Pido que reflexiones, ¿quién mejor que el equipo mismo para conocer sus necesidades, diferencias y fortalezas?.

Para lograr los mejores resultados, el proceso de autoselección debe estar enmarcado dentro de ciertas restricciones, algunas de estas son: tener una visión y misión de equipo, valores, entendimiento de las habilidades requeridas para cumplír la misión, entre otras. Cuando estamos creando un equipo desde cero, la influencia del liderazgo, sobre el proceso, va a ser mayor, al enfrentarse a individuos que quizás no se conocen, dentro de un equipo que aún no tiene sus límites claros y está comenzando el proceso de construcción de confianza.

La autoselección es una herramienta de empoderamiento de equipo.

Una vez contratamos las personas también será útil con cierta frecuencia (aproximadamente entre 6 meses y 1 año) realizar talleres de auto-selección en donde el equipo realice un proceso de revisión de la autoselección, analizando desde la complementariedad de habilidades entre los miembros hasta la cantidad de miembros del equipo. Esto como parte del proceso de inspección y adaptación del equipo. Sin perder de vista que la formación de EAD es un proceso de aprendizaje de largo plazo y no buscamos crear una inestabilidad innecesaria en la evolución del equipo.

Otra condición inicial clave es la cultura existente. Con esto hago referencia a los hábitos de la empresa, departamento o equipo. Aquellos comportamientos que al hacerse repetitivos se han convertido en la cultura misma guiando las interacciones entre los individuos. Debemos entender que nos encontramos dentro de un proceso de transformación y que los cambios culturales son complejos y toman tiempo. Debemos llenarnos de serenidad y sabiduría para  conocer esa cultura, y así como vimos en la respuesta al cambio, ir generando pequeñas transformaciones que luego se convertirán en los nuevos hábitos que de seguro irán llevando a la organización a otro nivel.

En este punto habrás notado el grado de importancia de las condiciones iniciales y hasta quizás te habrás sentido identificado. Quiero destacar a Esther Derby quién dice que las condiciones iniciales pueden impactar hasta en un 60% al éxito de los equipos, es algo que no podemos perder de vista.

Apoyo

Para describir lo que he llamado las condiciones de apoyo me basaré en el modelo CDE (containing, differences, exchanges) descrito por Glenda Eoyang, como parte de su trabajo que describe las condiciones de la autoorganización en sistemas humanos.  El modelo CDE define tres (3) componentes que condicionan el sistema autoorganizado, estos son el contenedor, que define los límites sobre los cuales el sistema define su identidad; las diferencias, que explica cómo construir equipos extraordinarios a partir del aprovechamiento de las diferencias entre los individuos; los intercambios, que describe las interacciones entre los individuos y los beneficios de esto en la entrega de valor a los clientes.

Veamos con mayor detalle este modelo:

El contenedor

Se refiere a aquellos elementos similares que se comparten entre los miembros del equipo, hace énfasis en tener un propósito (“un para qué”) misión/visión/objetivos, adicionalmente  conocer el mercado, las expectativas de los clientes, hábitos y directrices existentes  y las metas del proyecto. Es necesario tener reglas claras para la toma de decisiones. Para esto recomiendo algunas prácticas como Team Canvas, en ella puedes apoyarte para definir el propósito del equipo, adicionalmente de fortalecer los valores, el conocimiento de sus fortalezas/debilidades, identificar los roles dentro del equipo, definir las reglas y acuerdos para la toma de decisiones.

Para este último, buscaría complementar el Team Canvas con un Delegation Board. Con este mecanismo se pueden acordar las reglas para la toma de decisiones en ciertas situaciones; para esto emplea una escala de 1 a 7 en relación a que tanto nivel de delegación sobre la situación se acuerda con el equipo, funciona bastante bien para empoderar al equipo y dejar claridad sobre el proceso de toma de decisiones. Para mayor entendimiento del cliente y el mercado será bastante útil emplear un mapa de empatía, con este podrá ser analizado en detalle las expectativas de un cliente dentro del mercado.

Las diferencias

Nos enfocamos en conocer y explotar las diferencias de los individuos, estas diferencias pueden ser en experiencia, conocimientos, educación, cultura, habilidades, edad, entre otras. Para esto el Team Canvas puede entregar información muy valiosa, adicionalmente puedes implementar un personal map, los mapas personales serán bastante útiles para identificar esas similitudes y diferencias entre los miembros, ya que podemos conocer más de la persona a partir de sus hobbies, experiencias, gustos, familia y formación. Estas prácticas te serán muy provechosas, adicionalmente considero que así como en el proceso de construcción de confianza observamos el comportamiento de las personas, en la identificación de las diferencias es clave la observación e interacción con la persona la que permitirá conocerla aún mejor. También es valiosa la gestión que hagamos sobre las respuestas emocionales y respuesta al cambio de las personas, estos temas descritos anteriormente.

Los intercambios

Si vienes del mundo de la agilidad, de seguro que estarás muy familiarizado con uno de los valores descritos en el manifiesto ágil, “Personas e interacciones sobre Procesos y herramientas”, este coloca a la persona y sus interacciones en el centro de la  construcción de software,  enfatiza sobre los beneficios en eficiencia y eficacia del desarrollos de productos innovadores con personas comprometidas y motivadas. El intercambio se producirá entre el individuo, el equipo y el entorno o contexto, y la transferencia de conocimiento entre los individuos representa un factor clave de éxito para el sistema, adicionalmente estos intercambios deben estar direccionados a maximizar la entrega de valor para los clientes.

Con el fin de lograr el mayor beneficio de los intercambios o interacciones, el equipo enfrentará situaciones donde tendrá que adaptar su comportamiento balanceando:

1. lo importante sobre lo urgente.
2. el consenso sobre la oportunidad en la toma de decisiones (la parálisis por el análisis).
3. la autonomía sobre la responsabilidad colectiva.
4. la multi-funcionalidad sobre la especialización.
5. el aprendizaje continuo sobre la presión dentro de la iteración.
6. ser ágil sobre convivir con lo tradicional.

Nuevamente el liderazgo dinámico y transformador toma partido y es quién guía a los individuos y equipos por el balance indicado que potencie la entrega de valor.

Las condiciones de apoyo son factores estructurales que soportan el fortalecimiento del EAD, posibilita el lanzamiento del equipo sobre base sólidas. Se enfoca en la construcción de relaciones sólidas entre los individuos, un entendimiento del propósito, una definición clara de los límites, acompañado con la entrega de una autonomía responsable al equipo.

Relación con el entorno

La relación con el entorno (contexto) condiciona el proceso de desarrollo del equipo y sus resultados. Elementos como la educación (coaching), la infraestructura (recursos), el acceso a la información, la relación con la cultura organizacional, incentivos, el apoyo de la gerencia y el involucramiento del cliente, son factores críticos de éxito para la formación de equipos extraordinarios. A continuación serán descritos en detalle:

Education / Coaching

Hace referencia a las condiciones que provee el ambiente para un continuo aprendizaje. Responde a las preguntas: ¿Tenemos el tiempo y los recursos para acceder al conocimiento?. ¿podemos transformar ese conocimiento en aprendizaje basado en la experimentación?

Recompensas / incentivos

Tiene que ver con las consecuencias simbólicas por los buenos resultados y el apoyo de la organización al proceso continuo de aprendizaje. Con esto se trata de conectar, la motivación de los equipos, la respuesta del entorno sobre los resultados y el proceso de continuo aprendizaje.

Infraestructura

Busca las condiciones físicas y de logística adecuadas para facilitar el proceso de desarrollo del EAD. Algunos elementos a tener en cuenta:

Instalaciones adecuadas: puestos de trabajo que posibiliten el flujo de comunicación,espacios de reuniones, elementos de oficina y espacios de relajamiento/reflexión.

Herramientas requeridas: comunicación, gestión, desarrollo, versionamiento, gestión de conocimiento, integración y despliegue,

Logística y recursos: mecanismos para el acceso y la gestión de los recursos de la organización.

Acceso a la información

Como cualquier proceso de cambio, una comunicación asertiva es vital, ya que permite empoderar al equipo, entregando toda la información necesaria que le permita realizar su trabajo con autonomía. Es muy importante ser muy asertivos con la información compartida con el equipo, ya que tampoco queremos llegar a una “infoxicación”, entregando una sobrecarga de información que sea difícil de manejar por el equipo dentro de un plan de trabajo.

Apoyo de la gerencia

La gerencia tiene un impacto directo en los resultados del equipo. Muchos son los retos a enfrentar con el fin de proveer el ambiente adecuado para la construcción de EAD. Los equipos extraordinarios necesitan de tierra fértil para crecer, y la gerencia tiene la responsabilidad de proveer el mejor abono y cuidar la tierra. Estos son algunos elementos que resultan retadores:

1. El tipo de estructura de la organización.
2. Políticas de administración del trabajo.
3. Indicadores claves de desempeño.
4. Negociaciones contractuales (empleados, contratistas y proveedores).
5. Mecanismos de financiación de iniciativas de negocio (proyectos, programas, portafolios).
6. Nivel de tolerancia al riesgo de la organización.
7. Mecanismos de administración del talento humano.
8. Políticas de administración de los recursos o activos organizacionales.

Como pudimos ver anteriormente el camino para el desarrollo de EAD representa importantes retos a ser direccionados, para lograr el éxito de ello, quisiera destacar dos componentes que en mi opinión son los más importantes, LA CONFIANZA Y EL LIDERAZGO, juntos son claves para afrontar la incertidumbre propia de un proceso de innovación. Un ambiente de confianza como parte del soporte de la gerencia nos permite avanzar sin el miedo a “equivocarnos”, es más, ya no hablamos de “equivocarnos” sino de un proceso aprendizaje, es en este ambiente donde se incentiva “equivocarnos” lo más rápido posible, aprender de ello y avanzar. Esto no sucederá de la noche a la mañana, como explicamos anteriormente la construcción de confianza es un proceso complejo, entender su complejidad nos ayudará a direccionar nuestras energías en la dirección correcta siempre con el coraje de hacer lo que se debe hacer y esperando esos momentos de liderazgo/seguirazgo para generar una pequeña transformación que vaya haciendo la diferencia, es cierto toma tiempo, ¿cuando es el mejor momento para comenzar?, Hace 2 semanas seguramente, pero como no podemos devolver el tiempo, es sobre el “Ahora” que tienes control, y tus acciones llevarán a tu equipo a sobrepasar todos lo límites.

Involucramiento del cliente

El cliente tiene impacto directo sobre los resultados del equipo, generando consecuencias positivas o negativas dependiendo del grado de involucramiento del mismo. Esto debido a que en gran parte el propósito del equipo está alimentado con la satisfacción de las necesidades de sus clientes (población objetivo), en este sentido la participación del cliente es de vital importancia, quiero destacar algunos principales donde de influencia a tener en cuenta:

Negociaciones sobre alcance fijo: Esto limita la flexibilidad del equipo junto con su capacidad de maximizar la entrega de valor.

Priorización: Una priorización inadecuada puede llevar al equipo a entregar mucho trabajo y poco valor. Se corre el riesgo de tener la falsa sensación de agilismo cuando en realidad estamos gastando nuestras energías en una dirección que no es la correcta.

Presión sobre el compromiso: En este punto podríamos familiarizarnos con “Todo es importante y para para ya”. Esto es riesgoso ya que cuando se trata de que todo sea importante, nada termina siendo importante, sumandole lo contraproducente que puede llegar a ser la presión sobre el equipo, teniendo como resultado estrés, fallas en calidad e improductividad.

Necesitamos clientes que hagan suyo el proceso de desarrollo, aquellos que con entusiasmo abrazan el cambio, abriendo su mente a nuevas alternativas de trabajo colaborativo.

Cultura

La cultura reúne gran parte de los componentes antes mencionados como elementos propios del entorno y es sobre esta misma que están almacenados aquellas reglas, comportamiento y en resumen los hábitos de las personas y organizaciones que le permite responder de acuerdo a la situación a enfrentar, algunas culturas organizacionales están diseñadas para ser flexibles y reinventarse de la mejor forma para explotar una oportunidad del mercado, otras son un poco más estáticas, caracterizadas por complejos procesos/procedimientos a seguir con marcados niveles jerárquicos, aquellas donde un cambio a cualquier nivel (software, proceso, negocio, financiero, etc) representa un reto al tener que balancear la compleja estructura organizacional con la diversidad de un mercado guiado por los constantes cambios.

Ahora te pregunto (tómate 1 minuto). ¿En qué cultura te encuentras tú?

Sea cual sea tu respuesta, te habrá servido para ubicarte en algún punto dentro del proceso de cambio. En este punto te será muy útil entender que estar donde quieres estar llevará tiempo y que tu liderazgo, convicción y coraje son la clave para llegar a esa cultura deseada.